Regulamin Pracy Zdalnej

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

W GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W GIETRZWAŁDZIE

§ 1.

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady wykonywania pracy zdalnej oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie.
2. O możliwości wykonywania pracy zdalnej decyduje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie.
3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. pracy zdalnej – należy przez to rozumieć pracę określoną w umowie o pracę, umowie zlecenia, umowie o współpracy oraz innej umowie cywilnoprawnej łączącej Pracownika z Pracodawcą, wykonywaną przez czas oznaczony poza miejscem jej stałego wykonywania, jeżeli wykonywanie pracy poza takim miejscem jest możliwe;
2. pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie;
3. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
   4. Praca zdalna nie stanowi telepracy, o której mowa w art. 675-6717 Kodeksu pracy (tj. z dnia 16 maja 2019 r., Dz.U. z 2019 r., poz. 1040 ze zm.).
   5. Praca zdalna nie dotyczy przypadków wykonywania pracy poza zakładem pracy, w miejscu innym niż miejsce zamieszkania (np. u kontrahenta, w podróży).

§ 2.

Warunki dopuszczalności pracy zdalnej

1. Pracodawca wydaje polecenia pracy zdalnej pracownikom Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie. Wzór polecenia pracy zdalnej stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Polecenie pracy zdalnej należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Pracownik a drugi Pracodawca, dla celów związanych z ewidencją czasu pracy.
3. Pracownik zobowiązany do wykonywania pracy zdalnej potwierdza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem przed przystąpieniem do wykonywania pracy zdalnej, poprzez podpisanie oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 3.

Prawa i obowiązki Pracodawcy

1. Pracodawca zobowiązuje się do przekazywania Pracownikowi zadań do wykonania, udzielania informacji merytorycznych oraz organizowania procesu pracy w sposób umożliwiający Pracownikowi pracę zdalną.
2. Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej oraz żądać od Pracownika informacji o jej wynikach.
3. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie lub zużycie rzeczy znajdujących się w miejscu zamieszkania pracownika.
4. W razie zaistnienia okoliczności powodujących bezprzedmiotowość wykonywania pracy zdalnej, pracodawca może zobowiązać pracownika wykonującego pracę zdalną do wykonywania swoich obowiązków na warunkach określonych w umowie o pracę.

§ 4.

Prawa i obowiązki Pracownika

1. Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu zamieszkania. Pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy zgodnie z treścią umowy łączącej go z Pracodawcą oraz zakresem obowiązków.
2. Ponadto Pracownik zobowiązuje się do:

1. pozostawania w godzinach pracy ustalonych dla danego stanowiska pracy, w stałym kontakcie telefonicznym lub za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej z bezpośrednim przełożonym lub podległymi pracownikami;
2. przyjmowania do realizacji bieżących zadań przekazywanych Pracownikowi w ramach zakresu jego obowiązków, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej;
3. bieżącego informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawiania wyników swojej pracy Pracodawcy;
4. potwierdzania obecności w pracy w sposób określony przez Pracodawcę.

3. Pracownik ma prawo do wsparcia technicznego ze strony Pracodawcy. Pracownik niezwłocznie zgłasza Pracodawcy wszelkie uzasadnione potrzeby w tym zakresie.
4. Pracownik zobowiązuje się zorganizować stanowisko do pracy zdalnej w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

§ 5.

Metody oraz zasady wykonywania pracy zdalnej

1. Pracownicy wykonujący pracę zdalną potwierdzają obecność w pracy w następujący sposób:

1. potwierdzenie rozpoczęcia pracy poprzez wysłanie wiadomości e-mail z poczty służbowej na adres e-mail Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie,
2. potwierdzenie zakończenia dnia pracy poprzez wysłanie wiadomości e-mail z poczty służbowej na adres e-mail Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie , z informacją o zakończeniu dnia pracy.

2. Pracownik niezwłocznie po zakończeniu pracy zdalnej sporządza sprawozdanie z wykonywanych zadań, a następnie przesyła je Pracodawcy.
3. Pracownik podczas pracy zdalnej sporządza ewidencję wykonywanych czynności, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu, będącą podstawą do potwierdzenia wykonania pracy zdalnej przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.
4. Pracownik wykonuje pracę zdalną na:

1. komputerze służbowym zapewniając, iż nie będzie on wykorzystywany do celów prywatnych, przekazanie sprzętu następuje za pokwitowaniem, wzór pokwitowania stanowi Załącznik Nr 5 do Regulaminu;
2. komputerze prywatnym, po sprawdzeniu przez informatyka czy posiada on właściwe oprogramowanie, czy posiada prawidłowo skonfigurowane ustawienia antywirusa, aktualizację systemu itp. Pracownik zapewnia również, że prywatny sprzęt nie będzie wykorzystywany przez osoby postronne.

5. Komputery użytkowane podczas pracy zdalnej mogą być wykorzystywane tylko do prac
   służbowych.

§ 6.

Ochrona informacji i danych osobowych

1. Pracownik zobowiązuje się do zabezpieczania dostępu do sprzętu służbowego oraz posiadanych danych i informacji (w tym także znajdujących się na nośnikach papierowych) przed osobami postronnymi, w tym wspólnie z nim zamieszkującymi, oraz zniszczeniem.
2. W przypadku użytkowania sprzętu komputerowego, o którym mowa w § 5 art. 4 ust. 1 komputer musi zostać zabezpieczony loginem oraz co najmniej 8-znakowym hasłem (duże, małe litery, cyfry lub znaki specjalne).
3. Użytkownik jest zobowiązany do zmiany hasła do systemu regularnie co 30 dni oraz niezwłocznie w przypadku podejrzenia, że hasło mogło zostać ujawnione.
4. Zabronione jest zapisywanie haseł w sposób jawny oraz przekazywanie ich innym osobom.
5. W przypadku kradzieży/zgubienia lub naruszenia ochrony danych osobowych osoba upoważniona zobowiązana jest zgłosić zdarzenie/problem Administratorowi Danych Osobowych lub Inspektorowi Ochrony Danych.
6. Użytkownik zobowiązany jest do zabezpieczenia komputera w czasie transportu
   do miejsca, w którym będzie wykonywał pracę zdalną. Zabrania się pozostawiania komputera w ogólnie dostępnym miejscu podczas nieobecności osoby upoważnionej bez uprzedniego wylogowania się z systemu.
7. Po zakończeniu pracy zdalnej pracownik jest obowiązany usunąć z pamięci sprzętu elektronicznego będącego jego własnością, wszelkie dane związane z pracą wykonywaną na warunkach określonych w niniejszym regulaminie.
8. Pracownik szyfruje pliki danych przed wysłaniem ich przez pocztę elektroniczną.
9. Pracownik zabezpiecza telefon służbowy/prywatny poprzez ustawienie blokady ekranu, blokady poszczególnych aplikacji, w szczególności poczta e-mail oraz SMS, zainstalowanie oprogramowania antywirus, włączenie automatycznych aktualizacji systemu i aplikacji.
10. Pracownik uzyskuje zgodę Pracodawcy na wyniesienie dokumentów do domu, obowiązkowo kopiuje oryginały i przygotowuje spis dokumentów zabieranych do domu, wzór stanowi Załącznik Nr 6, obowiązkowo zwraca kopię dokumentów Pracodawcy.
11. Zakazuje się wyrzucania i niszczenia kopii dokumentów lub innych materiałów zawierających dane osobowe w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Niszczenie kopii dokumentów i materiałów zawierających dane osobowe należy wykonywać tylko na niszczarkach znajdujących się w miejscu pracy.
12. Wykonywanie pracy w formie zdalnej nie zwalnia pracownika z obowiązku przestrzegania postanowień Polityki ochrony danych osobowych przyjętej u Pracodawcy wraz z dokumentami powiązanymi.
13. Dane osobowe pozyskane od Pracownika, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, będą przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowej realizacji umowy zawartej pomiędzy Pracownikiem a Pracodawcą (art. 6 ust. 1 lit b RODO). W pozostałym zakresie tj. m.in. okresu przetwarzania danych osobowych, praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, odbiorców danych oraz innych wymienionych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, aktualne pozostają dotychczasowe informacje przekazane przez Pracodawcę jako administratora danych osobowych Pracowników.

§ 7.

Postanowienia końcowe

1. Praca zdalna jest wykonywana przez czas określony w poleceniu Pracodawcy. Pracodawca może dowolnie kształtować okres wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając stopień zagrożenia rozprzestrzenianiem się COVID-19 na danym obszarze.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdą wewnętrzne procedury obowiązujące u Pracodawcy oraz przepisy prawa powszechnie obowiązującego

Załącznik Nr 1
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

Gietrzwałd, dnia………………

POLECENIE PRACY ZDALNEJ

................................................

   (imię i nazwisko pracownika)

................................................

     (stanowisko służbowe)

Na podstawie Zarządzenia Nr 11/2021 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie z dnia 24 września 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Zdalnej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, polecam:

Pani/Panu wykonywanie pracy zdalnej, od dnia ..................... do dnia .....................… .

Praca zdalna będzie wykonywania przez Panią/Pana poza miejscem jej stałego wykonywania, w zakresie wymienionym w opisie stanowiska pracy, na warunkach określonych w umowie o pracę.

Podczas wykonywania pracy zdalnej jest Pani/Pan zobowiązana/y do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych na mocy ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych), a także dbania o bezpieczne przetwarzanie przez Panią/Pana powierzonych danych, bez dostępu do nich dla osób nieupoważnionych, zgodnie z wewnątrzzakładowymi procedurami.

                                                                                                                         .................................................

                                                                                                                                 (podpis przełożonego)

Otrzymałem/am:

…......................................

(data i podpis pracownika)

Załącznik Nr 2
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

Gietrzwałd, dnia………………

OŚWIADCZENIE

Niniejszym oświadczam, że zapoznałam/em się z Regulaminem Pracy Zdalnej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie i zobowiązuję się do jego przestrzegania.
 

                                                                                                                      ..........................................

                                                                                                                             (podpis pracownika)

Załącznik Nr 3
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

EWIDENCJA WYKONYWANYCH CZYNNOŚCI PRACY ZDALNEJ

Nazwisko i imię pracownika ………………………………………………………………………..

Stanowisko ……………………….…………………………………………………………………..

Załącznik Nr 4
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

Gietrzwałd, dnia………………

POTWIERDZENIE WYKONANIA
PRACY ZDALNEJ

W związku z poleceniem pracy zdalnej, na podstawie Zarządzenia Nr 11/2021 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie z dnia 24 września 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Zdalnej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, potwierdzam, że:

Pan/Pani ………………………………………………………………………………...………………

Stanowisko służbowe……………………………………………………………………………..………

od dnia ................................. do dnia ........................ zrealizował/a zadania polecone
do wykonania w trybie pracy zdalnej oraz przebywał/a w godzinach pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie w domu i był/a w stałym kontakcie telefonicznym/mailowym.

                                                                                                       .............................................

                                                                                                              (podpis przełożonego)

Załącznik Nr 5
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

PROTOKÓŁ Z PRZEKAZANIA MIENIA PRACOWNIKOWI

sporządzony w dniu ..................................

1. Pracownik …………………………............................................., zatrudniony na stanowisku ......................................................................................................... potwierdza, że otrzymał do wyłącznego korzystania w celach służbowych, mienie będące własnością Pracodawcy tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej  w Gietrzwałdzie, składające się z następujących elementów:

1. .......................................................
2. .......................................................
3. .......................................................

Uwagi do stanu powierzonego mienia: ......................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

2. Powyższe mienie przeznaczone jest tylko do wykonywania czynności służbowych poza jego siedzibą.

3. Jednocześnie pracownik oświadcza, że został poinformowany/a, że Administrator Danych nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe funkcjonowanie komputera spowodowane samodzielnym zainstalowaniem oprogramowania na wyżej wymienionym komputerze oraz o konsekwencjach prawnych i służbowych grożących w przypadku samodzielnej instalacji oprogramowania. Przyjmuje do wiadomości, iż dane zgromadzone na powierzonym mu komputerze objęte są tajemnicą służbową. Pracownik zobowiązuje się do jego zabezpieczenia w celu ochrony danych osobowych oraz innych informacji stanowiących tajemnicę służbową przed nieuprawnionym udostępnieniem.

4. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z powierzonego mu mienia na każde żądanie pracodawcy.

5. W przypadku uszkodzenia lub zniszczenia ww. mienia pracownik obowiązany jest do okazania i zwrotu składnika mienia.

...................................                                                                                 ……………................................

(data i podpis pracownika)                                                                       (data i podpis pracodawcy)

Załącznik Nr 6
Regulaminu Pracy Zdanej
w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

REJESTR  WYDANYCH PRACOWNIKOWI KOPII DOKUMENTÓW W WERSJI PAPIEROWEJ