Instrukcja działania punktu całodobowej pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 15/2021
Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie
z dnia  28 października 2021r.

INSTRUKCJA DZIAŁANIA

PUNKTU CAŁODOBOWEJ PRACY

GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

W GIETRZWAŁDZIE

1. ZASADY OGÓLNE

1. Podstawę funkcjonowania Punktu Całodobowej Pracy (PCP) stanowią:

1) Zarządzenie nr 243/2012 Wojewody Warmińsko – Mazurskiego z dnia 28 września 2012 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania systemu stałych dyżurów w województwie warmińsko – mazurskim na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa;

2) Zarządzenie nr 5/2013 Wójta Gminy Gietrzwałd z dnia 16 kwietnia 2013 roku w sprawie organizacji, funkcjonowania oraz powołania składu osobowego stałego dyżuru w Gminie Gietrzwałd.

2. Celem organizacji PCP jest:

Zapewnienie Wójtowi Gminy Gietrzwałd przepływu informacji w sytuacjach kryzysowych oraz w czasie podwyższania gotowości obronnej państwa

3. Miejsce funkcjonowania PCP – w godzinach pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie jest pokój nr 4 wraz z wyposażeniem. Po godzinach pracy miejsce zamieszkania lub inne wskazane przez Kierownika GOPS.

4. Skład osobowy PCP:

W skład osobowy PCP Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie wchodzą:

- dyżurni (stosownie do potrzeb).

5. Odpowiedzialność za uruchomienie  funkcjonowanie PCP:

1) za uruchomienie PCP odpowiedzialny jest Kierownik GOPS w Gietrzwałdzie

2) za prawidłowe funkcjonowanie PCP odpowiedzialny jest Kierownik GOPS w Gietrzwałdzie

2. URUCHOMIENIE PCP

1. PCP może być uruchomiony:

1) W stałej gotowości obronnej państwa w celu wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa, po zaistnieniu innych zdarzeń wymagających zintensyfikowania działań administracji publicznej oraz w celach szkoleniowych i kontrolnych;

2) W stanie gotowości obronnej państwa czasu kryzysu;

3) W stanie gotowości obronnej państwa czasu wojny.

2. Uruchomienie PCP może nastąpić na podstawie decyzji:

1) Kierownika jednostki organizacyjnej tworzącej PCP,

2) Na polecenie organu upoważniającego do zarządzania kontroli w zakresie określonym w upoważnieniu,

3) Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w całości lub w części systemu;

4) Wójta Gminy Gietrzwałd

3. Dla celów szkoleniowo – treningowych uruchomienie PCP zarządza:

1) Wójt Gminy Gietrzwałd

2) Kierownik komórki organizacyjnej tworzącej PCP.

3. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

1. Organizacja pełnienia dyżuru w PCP: Obsadę PCP stanowi jedna osoba. Dyżur PCP pełniony jest przez całą dobę. W godzinach pracy GOPS w Gietrzwałdzie, a po godzinach pracy w miejscu wskazanym przez Kierownika GOPS (np. w domu).

2. Obowiązki osób pełniących dyżur w PCP:

1) Znać instrukcję działania oraz procedury postępowania po otrzymaniu decyzji, polecenia lub sygnału o uruchomieniu PCP;

2) Przyjmować, ewidencjonować i przekazywać polecenia, informacje i sygnały związane z podwyższeniem gotowości obronnej lub sytuacją kryzysową;

3) Na bieżąco informować Kierownika o wpływających zadaniach, decyzjach, itp.;

4) Znać rodzaje alarmów, sygnałów alarmowych i komunikatów ostrzegawczych oraz zasady powiadamiania o zagrożeniach;

5) Znać miejsce przebywania Kierownika jednostki organizacyjnej;

6) Współdziałać ze Stałym Dyżurem Wójta Gminy Gietrzwałd

7) Prowadzić dziennik działania PCP oraz książkę zdania i objęcia dyżuru w PCP;

8) Powiadamiać wskazane osoby o obowiązku niezwłocznego stawienia się w miejscu pracy lub we wskazanym miejscu;

9) Przy przekazywaniu informacji zawierających treści niejawne przestrzegać zasad określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych.

3. Zadania osoby przyjmującej dyżur w PCP:

1) Zapoznać się z „Instrukcją działania Punktu Całodobowej Pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie”.

2) Na 15 minut przed objęciem dyżuru zgłosić się na instruktaż do osoby sprawującej nadzór;

3) Przyjąć od osoby zdającej dokumentację wg opisu i sprawdzić jej aktualność;

4) Nawiązać łączność ze Stałym Dyżurem Wójta Gminy Gietrzwałd;

6) Sprawdzić w „Dzienniku działania PCP’, czy wszystkie sprawy prowadzone przez poprzednika zostały ostatecznie załatwione;

7) Zapoznać się z aktualną sytuacją na terenie gminy Gietrzwałd;

Potwierdzić podpisem fakt objęcia dyżuru w „Książce zdania i objęcia dyżuru w PCP”;

4. Zadania osoby zdającej dyżur w PCP:

1) napisać notatkę z przebiegu dyżuru wg wzoru znajdującego się w „Książce zdania i objęcia dyżuru w PCP”;

2) usunąć wszystkie niedociągnięcia zakłócające normalny tok dyżuru;

3) przekazać osobie przyjmującej dyżur wszystkie sprawy niezałatwione i wskazać sposób ich załatwienia;

4) przekazać inne sprawy, których załatwienie usprawni pracę PCP;

5) przekazać osobie przyjmującej dyżur dokumenty PCP;

6) zapoznać osobę przyjmującą dyżur z sytuacją na terenie gminy Gietrzwałd oraz otrzymanymi zadaniami;

7) poinformować osobę przyjmującą dyżur o miejscu aktualnego pobytu Kierownika jednostki organizacyjnej oraz wydanych przez niego dyspozycjach;

Potwierdzić podpisem fakt zdania dyżuru w „Książce zdania dyżuru w PCP”.

5. Procedury postępowania po otrzymaniu decyzji, polecenia lub sygnału w sprawie uruchomienia dyżuru w PCP:

1) Sygnał otrzymany telefonicznie lub bezpośrednio o treści jawnej:

a) należy odebrać sygnał i zanotować:

- treść informacji, nazwisko osoby przekazującej informację, jej funkcję, numer telefonu;

- nazwisko i numer upoważnienia w przypadku przekazywania decyzji przez osobę upoważnioną;

- godzinę odebrania sygnału

b) sprawdzić nadawcę poprzez oddzwonienie;

c) treść informacji przekazać natychmiast Kierownikowi GOPS lub innej upoważnionej osobie  i postępować zgodnie z jego poleceniami.

6. Zasady zbierania, zapisu, przekazywania decyzji i informacji.

1) Przekazywanie decyzji i informacji do organu nadrzędnego i współdziałającego:

- Wpisać przekazywaną decyzje (informację) do „Dziennika działania”;

- Uzyskać żądane połączenie;

- Przedstawić się;

- Przekazać nakazana decyzje lub informację;

- Podać datę i godzin e przekazania, odnotowując dane w „Dzienniku działania”;

- Żądać potwierdzenia odbioru (odczytania) oraz odnotować w dzienniku nazwisko i imię oraz funkcję przyjmującego.

2) Przyjmowanie informacji, decyzji od organu nadrzędnego i współdziałającego

- Przedstawić się;

- Odnotować przyjmowaną informację;

- W przypadku niejasności należy żądać powtórzenia treści;

- Odnotować organ (instytucję), nazwisko i imię oraz funkcję osoby nadającej treść decyzji lub informacji;

- Wpisać treść decyzji lub informacji do „Dziennika działania” podając datę i godzinę przekazania organ (instytucję), nazwisko i imię oraz funkcję osoby nadającej treść decyzji lub informacji;

- O treści otrzymanej decyzji lub informacji poinformować osobę nadzorującą pracę stałego dyżuru;

- Przekazać decyzję lub informację adresatowi.

3) Decyzje i informacje niecierpiące zwłoki należy przekazywać adresatom natychmiast bez względu na porę doby – z wykorzystaniem dostępnych środków łączności;

4) Decyzje i informacje niewymagające natychmiastowego załatwienia przekazuje się organom, na rzecz których działa stały dyżur, natychmiast po rozpoczęciu pracy;

5) W przypadku przekazywania decyzji (informacji) bezpośrednio do adresata, należy sprawdzić tożsamość osoby odbierającej decyzji, z wyjątkiem przypadków, w których osoba ta jest znana osobiście stałemu dyżurowi przekazującemu informację;

6) Przed zakończeniem służby zmiana zdająca powinna sporządzić dobowe sprawozdanie i przedstawić je osobie nadzorującej pracę stałego dyżuru.

4. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W razie nagłego zdarzenia uniemożliwiającego pełnienie dyżuru przez wyznaczona osobę, należy niezwłocznie powiadomić osobę odpowiedzialną za organizację PCP w celu dokonania niezbędnych zmian personalnych

2. Dokumentację PCP przechowuje się: w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie w pokoju nr 4.

3. W razie uruchomienia PCP:

1) W ramach ćwiczeń i treningów – prowadzić ćwiczebny dziennik działania i ćwiczebną   książkę zdania i objęcia dyżuru w PCP

2) W razie rzeczywistych zdarzeń – oryginały ww. dokumentów.

4. Osoby wyznaczone do składu stałego PCP uczestniczą w szkoleniach i treningach działania stałego dyżuru zgodnie z zatwierdzonym „Planem szkolenia obronnego Gminy Gietrzwałd na dany rok”.

Załączniki:

Spis dokumentów PCP

Skład osobowy PCP

Kolejność powiadamiania pracowników o natychmiastowym stawiennictwie w miejscu pracy

Grafik pełnienia dyżuru w PCP

Wykaz danych teleadresowych

Meldunek zdania i objęcia dyżuru w PCP

Dziennik ewidencji informacji PCP

Arkusz aktualizacji dokumentacji PCP

Zawiadomienie o natychmiastowym stawiennictwie w miejscu pracy